Inventarizace rychle, přesně a efektivně

Konec kalendářního roku a začátek nového je spojen pro většinu firem s jednou z každoročních povinností, jménem inventarizace (je podmínkou průkaznosti účetnictví). Že se její termín blíží můžeme mnohdy poznat dle nervozity zaměstnanců, kteří ji často vnímají jako stresující povinnost. Pokud se ovšem udělá vše jak má, lze minimalizovat i stres a vše zefektivnit. Protože inventarizace je především ukazatelem fungování firmy, může odhalit nedostatky v logistice, zlepšit skladovací procesy, udělat pořádek v zásobách a v konečném důsledku zefektivnit chod celé společnosti a mnohdy jí ušetřit rovněž nemalé finanční prostředky.

Podstatnou inventarizace je zjišťování skutečného majetku, případně závazků, aktiv a pasiv se stavem evidovaným v účetnictví. Stavy majetku, v našem případě především zboží, případně materiálu je třeba zjišťovat fyzickou inventurou.

Trendem je aktuálně využívání automatické identifikace a digitalizace, s čímž může pomoci například skladový systém Macros, díky kterému je možné se vyhnout mnoha chybám, které jsou mnohdy s inventarizací spojeny a díky automatizaci ušetří spoustu času.

Zvláště pokud nepoužíváme skladový systém, je třeba před samotnou fyzickou inventurou provést řádně inventuru dokladovou. Máme opravdu zaznamenány všechny pohyby, které mohou inventuru významně ovlivnit? Řádně zaevidované vyskladněné a naskladněné zboží, stejně jako to připravené k expedici? Zboží a materiál, které zatím není naším majetkem, ale majetkem dodavatele? Stejně tak pokud není např. přerušena výroba, naskladňovaní a vyskladňování, je třeba počítat i s pohybem zásob a zboží, ale zvláště v podobných případech se bez dobrého skladového systému takřka neobejdeme. Ostatně proč kvůli inventuře společnost paralyzovat, když tomu můžeme díky skladovému systému předejít?

Nyní se podívejme na samotnou inventuru. Asi netřeba připomínat, že inventarizační komise by měla být minimálně dvoučlenná (i dle zákona), v tomto případě ideálně složená například z pracovníka skladu nebo prodejny a dále pracovníka účetního oddělení. Podobné složení poskytuje hned několik výhod, pracovník skladu či prodejny by se měl jasně ve vymezeném prostoru pohybovat a vědět, kde co nalezneme. Oproti tomu pracovník účtárny zajistí důkladný dohled nad správným provedením inventury nejen s ohledem na znalost potřebných právních předpisů. Je třeba předcházet častému nešvaru, kdy inventuru provádí pouze pracovník, který má danou oblast na starost, inventura pak může být nepřesná, ať kvůli snaze si práci usnadnit, případně pro zakrytí chyb pracovníka. Ač tomuto lze částečně předcházet díky tzv. „slepým sestavám,“ které neobsahují poslední známé množství dané položky.

Připomeňme si i zároveň jistá pravidla, kterých je dobré se při inventuře držet, je dobré mít prostor rozčleněn dle sekcí (plocha, regály apod.) viz náš dřívější článek ZDE (https://macros.cz/znaceni-pozic/m755). Při samotné kontrole množství zboží v regálech je vhodné začínat vždy od horních polic (menší riziko pomíchání zboží nebo materiálu).

Samotným účelem inventury ovšem není pouze zjistit počet kusů (případně jiných měrných jednotek), ale také to, zda nejsou některé zásoby zastaralé, poškozené, případně určit, zda je jsme schopni vůbec využít, nebo bude lepší se jich co nejdříve zbavit, protože pouze zabírají místo zásobám, které potřebujeme více a znamenají tak zbytečné náklady. Zároveň také zjišťujeme, zda je jejich hodnota zachycena v účetnictví v odpovídající výši, protože ta samozřejmě také není statickou.

Po skutečném zjištění stavu zásob apod. nastává druhá fáze, tou je samotná inventarizace. Tedy porovnání skutečného stavu majetku (případně závazků), který byl zjištěn inventurou a stavu účetního. Tím mohou vzniknout inventarizační rozdíly, které je třeba zaúčtovat do období, za které se inventura provádí. Díky skladovému systému Macros lze i tuto část velice zefektivnit.

Představme si nyní společnost, kde je nutné zkontrolovat např. 10 000 položek. Pokud budeme bez pomoci moderních technologií vše hledat, zapisovat do papírových formulářů, které je následně nutné přepsat do počítače, bude nás to stát nejen mnoho času, ale zároveň hrozí vysoké množství chyb (položky sečtené několikrát, vynechané, nečitelně zapsané), navíc je třeba mnohdy omezit výrobu, naskladňování a vyskladňování, čímž přicházíme o významné finanční prostředky. Oproti tomu si představme práci se čtečkou a skladovým systémem Macros, díky kterému máme jasný přehled o všech pohybech v reálném čase. I během inventury je tak možné naskladňovat a vyskladňovat zboží i materiál, výroba se nemusí přerušovat. Snazší je rovněž dohledávání položek (v systému jasně uvedená pozice, možnost ilustračních fotografií apod.). Díky skladovému systému ušetříme odhadem polovinu času, předejdeme možných chybám a zároveň neomezujeme chod společnosti, co více si přát?

Z uvedeného jasně vyplývá, že skladový systém může významně pomoci, shrňme si proto hlavní výhody inventury s jeho pomocí:

Rychlost: Díky označení zboží čárovými kódy máme rychle přehled.
Přesnost: Systém rychle e efektivně srovná aktuální stav se stavem účetním, zaznamená přebytky a manka, vyhneme se zároveň chybám, kdy je některé zboží zaevidováno vícekrát.
Efektivnost: V systému si můžeme sklad nebo prodejnu rozdělit na více podsekcí dle druhů zboží nebo plochy. Tím zvyšujeme i přehled.
Časová flexibilnost: Díky skladovému systému a čtečkám lze zpracovat inventuru za chodu společnosti, například dle sekcí při nižším pohybu zákazníků.

Skladovým systém Macros Vám ušetří čas i peníze!